Controle de mensalidade e saldo de sessões no estúdio de Pilates

A planilha de mensalidades costuma começar organizada. Uma linha por aluno, uma coluna por mês, um “pago” quando o PIX cai. Depois vêm o aluno que trocou de plano no meio do mês, o pacote de dez aulas que ninguém sabe quantas sobraram e a aluna que vem duas vezes por semana mas pagou como se viesse uma. A planilha continua lá, mas ninguém confia mais nela.

Controlar mensalidade é, no fundo, responder três perguntas a qualquer momento: o que cada aluno contratou, quanto ele já usou e o que ele deve. Este guia mostra como organizar isso no estúdio de Pilates.

Mensalidade ou pacote: dois modelos

Quase todo estúdio trabalha com um dos dois modelos, ou com os dois:

Plano mensal. O aluno vem um número fixo de vezes por semana (uma, duas, três), em horários fixos, e paga um valor por mês. É o modelo que dá previsibilidade: a grade fica estável e a receita do mês é conhecida no dia 1.

Pacote de sessões. O aluno compra um número de aulas (por exemplo, 10) para usar dentro de um prazo. Funciona bem para quem tem agenda irregular, para aulas particulares e para quem está começando e ainda não quer se comprometer.

O erro comum é misturar os dois sem regra: o aluno “de pacote” que vira fixo sem mudar de plano, ou o “mensal” que acumula aulas não usadas. Decida, para cada aluno, qual é o modelo, e deixe isso registrado.

O que definir na matrícula

A matrícula é o momento de acertar tudo de uma vez. Para cada aluno, registre:

• o plano: mensal (quantas vezes por semana) ou pacote (quantas sessões e até quando);
• os horários fixos, no caso do plano mensal: dias da semana e horário de cada aula;
• o dia de cobrança da mensalidade, que é o dia em que ela vence;
• a fidelidade, se o estúdio trabalha com ela (sem fidelidade, 6 ou 12 meses).

Com isso definido, o resto do mês fica organizado: a grade sabe onde o aluno está, e a cobrança sabe quanto e quando cobrar.

Como fica a matrícula no eClin

No eClin, a matrícula junta plano, horários e cobrança numa revisão só. Você escolhe o aluno, o plano (mensal de 1 a 3 vezes por semana, ou um pacote de sessões), os horários fixos nas turmas e o dia de cobrança. Na revisão, confere tudo, inclusive a primeira cobrança e o período que ela cobre, e clica em Matricular e agendar: o aluno entra nas aulas dos horários escolhidos e a primeira cobrança é criada.

O saldo de sessões, sempre à vista

O saldo responde à pergunta que mais aparece no balcão: “quantas aulas eu ainda tenho?”. No eClin, ele acompanha cada presença marcada:

• no plano mensal, o cartão do plano mostra quantas sessões do mês já foram usadas (por exemplo, “5 de 8 sessões usadas”);
• no pacote, ele mostra quantas sessões restam e até quando o pacote vale.

O saldo aparece na ficha do aluno e no app para celular, então quem dá a aula consegue responder na hora, sem abrir planilha.

A cobrança acompanha o plano

Num plano mensal, ninguém precisa lembrar de criar a cobrança. O eClin cria a cobrança de cada mês a partir do plano, com o valor combinado e vencimento no dia de cobrança escolhido na matrícula. A partir desse dia, as aulas do novo período entram na grade, nos horários fixos do aluno.

Daí em diante, o caminho é o mesmo de qualquer cobrança:

1. Gerar PIX monta o copia e cola e o QR code com a chave do estúdio, sem intermediário.
2. Preparar no WhatsApp monta a mensagem da cobrança, que você envia do seu número.
3. Quando o dinheiro cai, Registrar pagamento marca a mensalidade como paga, e Emitir recibo gera o PDF.

O passo a passo do PIX está no guia de cobrança por PIX no consultório.

Mensalidades em atraso

Na tela de Cobranças, a aba Vencidas mostra as mensalidades que passaram da data. Ela é o ponto de partida para os lembretes: um por um, com a mensagem pronta e o PIX de novo. Para um processo completo de atraso, sem virar cobrador, leia como controlar a inadimplência no estúdio de Pilates.

Aulas avulsas e experimentais

Nem todo aluno numa aula é matriculado. O eClin diferencia, na lista da aula, quem está ali pelo plano mensal, por pacote de sessões, numa aula avulsa ou numa aula experimental. A aula avulsa gera a própria cobrança e não mexe no saldo de nenhum plano.

Uma rotina de fim de mês

Com matrícula, saldo e cobrança no mesmo lugar, o fechamento do mês fica curto:

1. Confira na aba Vencidas quem ficou para trás e mande os lembretes.
2. Olhe os pacotes perto de vencer e ofereça a renovação a quem está usando.
3. Veja quem trocou de horário no mês e ajuste a matrícula, para a grade do mês seguinte já sair certa.

Para ver como turmas, matrículas e presença funcionam juntas no eClin, visite a página para estúdios.